מאמרים בנושאים מגוונים

איך לארגן אירוע ולהישאר בחיים?

0 10

מה חשוב לדעת כשמארגנים אירוע?

את השאלה הזו שואל את עצמו כל אדם שצריך לארגן מסיבה, אירוע חברה, חגיגה משפחתית או אפילו מפגש חברים בקומזיץ.
קיימות מספר נקודות משותפות לרוב האירועים הללו, שברגע שאנחנו מסדרים אותן במעין רשימת מטלות מאורגנת, הרבה יותר קל להבין מה צריך לעשות, מתי, כמה זמן להשקיע בכך ומה התקציב הנדרש לכל חלק בפעילות:

 

  • אופי האירוע
    אופי האירוע הוא הראשון ברימה, כיוון שהוא מכתיב לנו במידה רבה חלק מהתשובות לשאלות הבאות בתור. אם אנו עורכים ערב גיבוש לעובדים, עלינו לשקול האם אנחנו מעוניינים במפגש המשלב תכנים הקשורים לעבודה או משהו יותר קליל ופחות מחייב? במקרה השני לדוגמא, יהיה הגיוני יותר להשמין גם בני זוג לאירוע, שיתרמו למפגש הבלתי אמצעי בין העבודה לחיים הפרטיים.
  • רשימת מוזמנים
    את רשימת המוזמנים כאמור, נקבע אחרי שנחליט מה אופי האירוע, האם אנחנו רוצים לערוך חתונה קטנה או גדולה? יום הולדת שהוא מסיבה הכוללת את מעגל החברים השלישי או מפגש צנוע עם החברים הטובים ביותר? אחרי שמחליטים על המסגרת המספרית, כדאי לערוך רשימת מוזמנים מסודרת, על מנת שנוכל לוודא כי כל מי שראוי שיוזמן לאירוע אכן הוזמן ומאוחר יותר, רשימה זו תשמש גם כבסיס לחישוב ההוצאות הכספיות, סידורי הסעה ואישורי הגעה.
  • בחירת תאריך ושעה
    בחירת התאריך והשעה לעריכת האירוע, מתבצעת לאחר שקבענו את אופיו ואת המוזמנים אליו, כדי לוודא שאין התנגשות אינטרסים, למשל בין מסיבת "על האש" שאנחנו מעוניינים לערוך לחברים מהמילואים שמתרחשת בדיוק במשחק גמר גביע המדינה בכדורגל, שמעניין רבים מהם. כמובן שככל שהאירוע שלכם חשוב יותר ובעל משמעות למוזמנים שלכם ולכם, גוברת חשיבותו אל מול אירועים אחרים, אך עדיין כדאי לעשות בדיקה פשוטה לפני שקובעים סופית את התאריך.
  • מיקום ומתקנים נדרשים
    מיקום האירוע תלוי בכמות האנשים ואופיו המבוקש, כאשר ברור לכל שסדנה לימודית לא יכולה להתרחש בפאב חשוך ושחגיגות בר מצווה לכל המשפחה המורחבת, חייבות להיערך במקום שיכול להכיל בנוחות את כל המוזמנים. חשוב לזכור שבחירת המקום נגזרת בסופו של דבר גם מהתאריך המיוחל שלכם, כי ללא תיאום מוקדם מראש, ייתכן והמקום שאתם מעוניינים בו, יהיה תפוס דווקא בתאריך הרצוי.
  • אטרקציות בידוריות
    אטרקציות בידוריות הן מה שנקרא "התוכנית האומנותית של הערב" והן כוללות מופעי בידור, משחקים והפעלות, משימות לימודיות, טקסים והענקת תשורות, פעילות חופשית ועוד. חשוב שהאטרקציות שנלקחות בחשבון יתאימו את עצמן בראש ובראשונה לאופי האירוע – לא כדאי לארגן משחק כדורגל ביום כיף אגפי, שבו 20 איש ישחקו ועוד 300 איש יצפו מהצד בחוסר עניין. כמו כן על האטרקציות להיות סבירות בהקשר של המקום, השעה וכמות המשתתפים.
  • אוכל ושתייה
    אוכל ושתייה הם שניים מהצרכים האנושיים הבסיסיים ואירועים רבים נידונים לכף זכות או חובה, על פי ההתאמה של התפריט המוגש, לטעמם ולציפיותיהם של המוזמנים. נכון, החתונה שלכם היא יותר מאשר הזמנה לארוחה ומשקה ואתם מעוניינים שהמוזמנים ישמחו בשמחתכם בלי קשר לכמות סוגי הבשר המוגשים, אבל התרבות המקומית בארץ מקדישה חלק חשוב לאוכל ושתייה ואי אפשר להתעלם מכך. אחד הלהיטים הגדולים בתחום תפריטי האירוח באירועים הוא שילוב של עגלות קפה ובר קפה לאירועים בסוגים שונים של מפגשים. היתרון של בר קפה לאירועים הוא שאפשר להזמין תפריט עשיר ומגוון או מינימליסטי ואיכותי בהתאם לתקציב ולאופי המפגש, עגלות קפה פופולאריות במיוחד לאור העובדה שנוח מאוד למקם אותן טכנית בכל מקום כמעט, המבחר של סוגי משקאות המוגשים בהן ומגשי האירוח הנלווים אליהן מאפשרים לכל אחד למצוא משהו שמתאים לו וגם המחירים של בר קפה לאירועים אינם גבוהים בהשוואה לשירותי הסעדה אחרים.
  • סידורי הגעה
    סידורי הגעה חשובים מאוד כאשר האירוע נערך במקום שקשה להגיע אליו, כשמדובר באוכלוסיה שאין לה נגישות לרכב, או אם מדובר באירוע שמארגן גוף גדול עבור עובדים / מתנדבים ובני משפחותיהם, אז ראוי יותר לארגן עבורם הסעות. אם אתם מעוניינים לערוך את חתונת הכסף שלכם דווקא על פסגת המצדה, כדאי מאוד לדאוג לסידורי נסיעה עבור האורחים, כדי שאף אחד מהמוזמנים לא יישאר ללא פתרון, או יותר טוב מכך – לצלצל לחברת הסעות בדרום שתארגן לכם אוטובוס. ארגון הסעות לאירועים משמעותי גם בהיבט התדמיתי של האירוע, גם בהיבט הפרקטי וגם בהיבט הבטיחותי ואני ממליץ על כך בחום.
  • תוכנית חלופית
    תוכנית חלופית לא תמיד נדרשת, אבל כדאי לתת אליה את הדעת. לעיתים מתגלה כי התקציב שלנו לא מאפשר את קיום התוכנית המקורית לאירוע, או שמספר האורחים שמוזמן בסופו של דבר גדול או קטן בהרבה מאשר בתכנון המקורי. למקרה כזה כדאי לתכנן מראש חלופות הולמות, שייתנו לכם מענה ולא ישאירו אתכם עם תחושת החמצה.

השאר תגובה

האימל שלך לא יפורסם