גוסטינג: כך תימנעו מהתופעה בתהליך הגיוס

כתיבה של מודעת דרושים היא השלב הראשון בתהליך הגיוס, ולא דבר של מה בכך: מה שתכתבו בה ישפיע על סוג המועמדים שיגיעו אליכם, ולכן הגדרת דרישות משרה שתואמות את הצרכים האמיתיים שלכם היא נקודה קריטית בתוך פאנל הגיוס.
קיימו שיחת אפיון פנימית בנוגע לדרישות החובה והרשות של המשרה, והבינו מהמנהל הישיר והמנהל המקצועי על מה אפשר להתפשר ועל מה ממש לא. דיוק וצמצום של הדרישות יעזור לכם לנקות רעש והסחות דעת וליצור עניין בצד השני. אם מדובר במשרה קצרת טווח שמיועדת לאיוש של שנה שנתיים, חשבו על האופציה לפתוח אותה לסטודנטים או מתמחים. שלבו מילות מפתח רלוונטיות כבר בכותרת המשרה, כמו דרגת הבכירות של המשרה והניסיון.
דבר נוסף שכדאי לשים אליו לב הוא מה המעסיק יכול להציע. כיום בתיאורי משרות ישנו דגש הרבה יותר גדול על מה החברה יכולה להציע למועמד ולא רק מה הדרישות למשרה. זה המקום לספר קצת על החברה, הערכים שלה, על התנאים המוצעים לעובדים ואיך העובדים שלה יכולים להתפתח. ציינו מה העובד יקבל במסגרת התפקיד: קידום ופיתוח אישי, חדשנות, למידה והתפתחות, חשיפה לטכנולוגיות חדשות, אוטונומיה ויכולת להשפיע, אפשרויות קידום ועוד. זיכרו: ככל שהמשרה נגישה ואטרקטיבית יותר בערך שהיא מציעה, כך היא תביא יותר מועמדים רלוונטיים בשלב הראשון ולשם אנחנו חותרים.

במקרים שבהם יש המון משרות ומעט מועמדים איכותיים, אורך התהליך יכול להיות פקטור משמעותי ומכריע בהצלחת הגיוס. בניית תהליך גיוס יעיל תעזור לכם להימנע מתופעת הגוסטינג, ולהגדיל את סיכויי ההצלחה שלכם.
תהליך יעיל הוא מהיר, אישי ושקוף. זיכרו שהראיון הטלפוני הראשוני הוא סנן עבורכם אבל גם עבור הצד השני, וזו ההזדמנות שלכם לא רק ללמוד על המועמד אלא גם לשווק את המשרה. קיבלתם קורות חיים רלוונטיים? צרו קשר טלפוני עם המועמד, ספרו לו על התהליך, מה הוא כולל ומה האורך שלו, למה הוא יכול לצפות במהלכו - עם איזה אנשי מפתח הוא הולך להיפגש? איזה סוגי ראיונות יהיו לו? האם התהליך כולל מבחן כלשהו ואם כן באיזה שלב הוא יגיע? תהליך גיוס טוב הוא כזה שלא משאיר את המועמד באפלה אלא גורם לו להרגיש שהוא יודע בדיוק למה לצפות ומתי.
בניית פאנל גיוס יעיל שיעניק למועמד חוויה טובה ויגרום לו להרגיש שרואים אותו, יעיד גם על ההתנהלות הכוללת של החברה ויאפשר לכם לצבור נקודות בונוס אצל המועמד, שכנראה פחות ירצה לנטוש באמצע. 

אחד הדברים שעוזרים למועמד להרגיש חיבור זה הקשר הישיר עם המגייסת והיכולת ליצור קשר באמצעי תקשורת שונים. לאנשים שונים יש העדפות שונות - יש כאלה שיעדיפו לדבר בטלפון, אך אחרים יעדיפו תקשורת כתובה כמו מיילים או תקשורת מיידית יותר כמו ווטסאפ. אם תאפשרו למועמד אפיק תקשורת פתוח אתכם בדרך שעדיפה עליו, תגרמו לו להרגיש יותר בנוח. התקשרתם בזמן שפחות מתאים לו לשיחה? סמסו או שלחו מייל ותאפשרו לו ליצור אתכם קשר ברגע שיתאפשר לו. המועמד עבר ראיון אחד וצפוי להתקדם בתהליך? עדכנו אותו תמיד במצב ההתקדמות, שתפו אותו מה השלב הבא ותגרמו לו להרגיש שהוא יודע בדיוק מה הסטטוס בכל רגע נתון. באופן זה תגרמו ליצירת חיבור בינאישי ביניכם לבין המועמד, מה שיכול להגביר את תחושת המחויבות לתהליך וצמצום תופעת הגוסטינג.

אחת הדרכים להתחשב במועמד ולהיות גמישים לאורך התהליך היא שימוש במערכות תומכות שיעזרו לכם לאפשר את החופש בתוך הפאנל. כך למשל כשתרצו לקבוע תאריך לראיון, שיחה או מבחן כלשהו תוכלו להשתמש במערכת כמו קלנדלי, מערכת שמאפשרת לכם להגדיר זמנים ספציפיים מראש, ולשלוח למועמד לינק לבחירת מועד מתאים לו. כך תקצרו תהליכים ותחסכו שלבי פינג פונג של נסיונות תיאום מועד שנוח לשני הצדדים באופן ידידותי למועמד.

מועמדים טובים כנראה מג'נגלים בכל רגע נתון בין כמה הצעות עבודה במקביל, ולכן תהליך שיתארך ויימרח יגרום לכם לאבד אותו לטובת מעסיק אחר שמתחרה עליו, וחבל.
אחת הבעיות בתהליכי גיוס בארגונים גדולים היא ריבוי שלבים ובירוקרטיה בין לבין. כמובן שאם ישנם מספר גורמים שצריכים לקבל החלטה בדרך ולפגוש את המועמד, אין צורך בהכרח לוותר עליהם בדרך, אך נסו ככל הניתן לצמצם זמני המתנה בין ראיונות ואם אפשר, אפילו לאחד ביניהם. קבעתם ראיון למועמד עם מנהל מקצועי? עדכנו אותו ואת הגורם הבא בהיררכיה שייתכן ויתקיים ראיון נוסף באותו היום. במידה והיה ראיון מוצלח, תוכלו לבצע שני ראיונות back to back ובכך לחסוך זמן משמעותי בתהליך. אפשר לאחד ראיונות דומים? מצויין, קבעו ראיון אחד שיתבצע עם שני גורמים בו זמנית. רוצים שהמועמד יבצע משימה או מבחן כלשהו? עדכנו אותו לשריין את הזמן לכך מיד אחרי אחד הראיונות. תראו למועמדים שהם חשובים לכם ושאתם עושים הכל כדי לחסוך להם זמן ולא לבזבז להם יום נוסף לאורך תהליך הגיוס.
ככל שתארזו את תהליך הגיוס מתחילתו ועד סופו בצורה מהירה ויעילה, כך תוכלו להביא את המועמד הנבחר לשלב חתימת החוזה עם פחות סיכוי לאבד אותו בדרך.

עם כל העומס בעבודת הגיוס,החיבור האישי והאמפתיה הם המפתח לגיוסים מוצלחים ותחושת מחויבות הדדית לתהליך. הקפידו לשמור על שקיפות, לתאם ציפיות ולייצר אמפתיה כלפי המועמד. בכל שלב חברו אותו לתמונה הכללית שציירתם בתחילת הדרך כך שהוא ידע כמה שלבים נותרו לו, שאלו אותו איך הוא מרגיש אחרי ראיון או מבחן שעבר והתעניינו איך הוא מרגיש בתוך התהליך. במידה ויש עומס במערכת שגורם לעיכובים, אל תשאירו אותו תלוי באוויר: שקפו לו את המצב והתנצלו על התהליך שמתארך, תנו לו להרגיש שאתם מבינים אותו ושאתם עושים כל מה שאפשר כדי לזרז ולקצר זמנים, ושאם יש עיכובים כלשהם - הם לא קשורים אליו או ליכולות שלו אלא לעומס בצד שלכם.

לשמור על תקשורת רציפה זה דבר אחד, אבל הדברים הקטנים שגורמים למועמד להרגיש שרואים אותו קורים כשהוא כבר מגיע אליכם. קבעתם ראיון? ודאו שאתם פנויים כמה דקות לפני שהמועמד מגיע וקבלו את פניו. אל תתנו לו לחכות לכם ולהרגיש שמתבזבז לו הזמן בהמתנה. זה הזמן להציע קפה או משהו אחר לשתות, ליצור סמול טוק ולאפשר לו להרגיש נינוח לפני שנכנסים לראיון בו הוא עובר למצב נבחן. ודאו שהחדר מסודר, שהטמפרטורה נעימה - הדברים הקטנים עושים את ההבדל.
במהלך הראיון, היו מרוכזים בראיון, אל תענו לטלפונים אם לא הכרחי והתמקדו במועמד עצמו. שימו לב שאתם מראים רגישות ומנהלים שיח מכבד, כך שהוא יצא ממנו וירגיש שהוא רוצה להיות חלק מארגון שיש בו אנשים אנושיים. האווירה והיחסים הבינאישיים מאוד משמעותיים ומורגשים ומשפיעים על ההחלטה של המועמד. גם אם יצא והמועמד לא התקבל, הקפידו ליצור קשר במייל או טלפון ולהודות לו על הזמן שלו כדי לתת לו חוויה אישית טובה בתוך התהליך - אתם לא יודעים מתי תפגשו שוב בעתיד ואתם רוצים להשאיר רושם טוב גם בתהליך שלא הסתיים בגיוס.